答辩学生需要将各类答辩表格按照研究生院的格式要求整理完成并装入档案袋存档,不但要作为重要的支撑材料,成为院学位分委员会、大学学位委员会授予学位的考核内容,而且,还将最终存入学校档案室做永久保留,所以,答辩材料的整理工作非常重要,需要广大同学认真完成。
答辩材料的整理工作需要学生先登录“华电研究生教育综合信息管理系统”录入个人信息,再从研究生院网页下载“学位论文审批材料清单”,两者结合完成。具体操作如下:
一、上传照片
全日制研究生将研究生院统一组织图像采集的照片电子版,录入系统。工程硕士自行拍照,并改为10K大小并录入系统。
二、系统录入的说明
点击http://202.206.217.117/gsmis/main.do进入“华电研究生教育综合信息管理系统”→用户名、密码均为学号→学位信息管理→上传照片(以学号命名,其中工程硕士、高校教师及同等学力人员用图像采集的照片,学术型研究生、全日制专业学位研究生请登陆“学历学籍信息网”,下载新华社拍摄的电子照片上传)→上传照片后,请在学生学籍维护—基本信息维护查看本人的电子照片是否显示→基本信息录入。
在“基本信息录入”页面中,学生将填写以下7部分内容,分别是“基本资料”、“学分信息录入”、“发表论文”、“论文评阅人”、“工程硕士论文形式”(全日制学术型研究生无此项)、“答辩委员会”、“答辩日期”。
1、“基本资料”分为5部分,分别是“个人基本资料”、“校内导师信息”、“企业导师信息”( 全日制学术型研究生无此项)、“学位基本信息”、“发表论文情况”。
①“个人基本资料”中,“学习方式”一栏,全日制学术型、专业型研究生及学历MBA选择“全脱产”,工程硕士、高校教师及同等学力人员选择“不脱产”;“申请日期”以研究生院下发的“答辩日程安排”中,表一“学位论文答辩资格审核表”的提交日期为准;“推荐人1姓名”及“推荐人2姓名”的相关内容不需要填写;
②“学位基本信息”中,“是否按一级学科授予”统一选择“否”;“密级”通常选择“公开”,若为密级论文,则需要在申报答辩资格时提出申请;“论文字数(万)”通常填写“3”;“论文终止日期”分别为12月(春季答辩)、4月(夏季答辩);“论文开题日期”写在“论文终止日期”前10-12个月,并与开题报告中的日期保持一致。
2、“发表论文”录入完成后,在“基本资料”中则会自动显示。
3、“论文评阅人”填写完成后,若想调整顺序,则可以点击“设置评阅人顺序”进入,删除评阅人后的“null”,再重新填入数字,即可排列顺序。“答辩委员会”的填写要求相同,通常在“主席”后面输入数字1,“秘书”后面输入数字6,“委员”的顺序则自主排列。
★重要提示:其它答辩委员的工作证号可以不录入,但一定要录入答辩秘书的工作证号,通常是5185开头的8位数字,否则,答辩秘书将无法录入后续内容。
4、“答辩日期”中的“答辩时间”要精确到X点X分,按照研究生院要求,每人答辩时间通常为1个小时。
★重要提示:以上信息均填写完成后,请填写人仔细检查,若无误,则在答辩秘书提供的“填写人承诺书”上签字,系将留存、备用;若填写内容有误导致上学位会出现问题,则由填写人承担后果。
5、点击“申请表打印”,可以打印出如下表格: “硕士学位论文答辩资格审核表”、、“硕士学位论文评阅人及答辩委员会组成审核表”、“硕士学位论文答辩委员会出席名单”、“攻读硕士学位研究生学位(毕业)审批表”、“授予硕士学位研究生登记表”,表格中涉及需要签字、盖章的内容,请答辩秘书指导学生完成。
三、学位审批材料的填写说明
从研究生院网页→培养管理→论文工作→学位审批材料下载“学位审批材料清单”,材料分为两大类,供不同类别的学生使用,请不要混淆。学术型研究生、全日制专业学位研究生、高校教师、同等学力研究生使用“硕士学位论文审批材料”;非全日制专业学位研究生使用“工程硕士学位论文审核材料”。
(一)硕士学位论文审批材料填写要点
打开“硕士学位论文审批材料”可以看到“申请硕士学位人员材料清单”共十九项内容(含成绩单),将所有内容按照顺序全部整理完成,才算完成答辩材料的整理工作。
1、以下5份表格可以直接从“华电研究生教育综合信息管理系统”里打印,而不用在“审批材料”里重复填写。
表一“硕士学位论文答辩资格审核表”;
表三“硕士学位论文评阅人及答辩委员会组成审核表”;
表六“硕士学位论文答辩委员会出席名单”;
表十二“攻读硕士学位研究生学位(毕业)审批表”2份,“学位评定分委员会对申请人授予硕士学位的审议意见”及以下内容不填写;
表十三“授予硕士学位研究生登记表”;
2、必须从“审批材料”里完成的表格如下:
表二“指导教师对学位论文的学术评语”,学生请导师填写此表;
表四“硕士学位论文评阅书(2-3份)”,此表的空白表格应该在送审时(答辩前一个月)夹在论文里一并送出,盲评学生需要送3份,非盲评学生需要送2份。答辩后收齐写好的评阅书;
表五“硕士研究生对专家评阅意见的书面回复”,若专家在评阅后提出了修改意见,学生在征求导师意见的基础上,对原论文做出相应的修改,并在此表中做出回复;若专家没有提出修改意见,则回复“无”即可。日期应该写在答辩前的某日;
表七“硕士学位论文答辩记录”,详细写明问题与回答情况,日期可以写在答辩当天;
表八“硕士学位论文答辩表决票”,答辩秘书在答辩后返给学生;
表九“硕士学位论文答辩委员会决议书”,答辩秘书在答辩后返给学生;
表十“硕士研究生对答辩委员意见的书面回复”,若答辩委员对论文提出了修改意见,学生在导师的指导下完成对原论文的修改,并在此表中做出回复;若答辩委员没有提出修改意见,则回复为“无”即可。日期可写在答辩当天;
表十一“攻读硕士学位研究生学位申请表”
①“个人申请”的签字部分需要学生本人手写,日期可以写在答辩当天;
②“院(系)学位评定分委员会对申请学位的审查意见”按照我系规定的内容统一录入,内容如下“该生完成了培养环节,申请材料完备翔实,达到了硕士学位论文水平,建议授予XXX管理学(产业经济、数量经济学专业的学生写经济学)硕士学位。”下面的“院(系)学位评定分委会(公章)及主席(签字)”先空着,日期写院学位会召开当天,届时以答辩秘书通知的日期为准。
③“校学位办公室审核意见”不填写;
至此,材料里的前13项内容均已完成
3、第十四项“开题报告”
①检查“导师签名”、“评审小组成员签名(3-5人)”、“院系审核”是否完整;
②“工作条件落实情况”、“论文选题来源及经费来源情况”、“论文类型”一定要填写;
4、第十五项“硕士研究生必修环节记录本(含学位论文中期检查表)/全日制硕士专业学位研究生必修环节记录本(含学位论文中期检查表)”;
5、第十六项“硕士学位论文原件”为白皮论文,注意“原创性声明”及“授权书”部分需要签字;
6、第十七项“在学期间发表学术论文或专著的复印件及获科技成果奖励、专利证书的复印件”,需要复印封面、内容及封底;
7、第十八项“学位论文和摘要报送图书馆后回执单”
①将最终定稿的论文电子版录入到学校图书馆“论文提交”系统,具体操作如下:点击网页http://202.206.208.65/→文献资料→华北电力大学图书馆“论文提交”→进入→下载“授权书”打印出来,签字备用→录入学号、姓名进行下面的操作;
②提交成功后,携带签过字的“授权书”及3本蓝皮论文,到一校区图书馆A座一楼“自动化部”提交,之后返回一张“提交回执单”;
至此,材料里的全部内容均已完成
(二)工程硕士学位论文审批材料填写要点
工程硕士、高校教师及同等学力人员在系统录入的环节与上述要求基本相同,只是在填写审批材料时有不同之处:
1、增加了表三“企业指导教师对学位论文的学术评语”;
2、表五“硕士学位论文评阅书”都是3份;
3、增加了第十九项内容“一张2寸彩色免冠照片”,请在照片背面写明姓名、身份证号;
四、存档工作的说明
因为审批材料最终需要提交学校档案馆做永久保存,所以存档工作不容忽视,需要在答辩秘书的指导下完成,具体要求如下:
1、“成绩单”作为审批材料的第一项内容,在右上角用黑色碳素笔标注为“1”,后续表格以此类推,总的原则为纸张上有字,就需要编写页码。
★重要提示:“攻读(工程)硕士专业学位审批表”原件为2份,但只在一份上标注,另一份需要随人事档案寄往用人单位,所以不用标注。
2、存档材料的封面
①“案卷题名”因学生类别不同而有所区别,请选择正确的类别;
②“编制单位”为bet356体育亚洲官网;
③“编制日期”为研究生培养的整个时间段,开始时间为入学日期,结束时间为大学学位会授予学位日期;
以2012年3月答辩的学生为例:
2009级学历研究生的编制日期为2009.9-2012.3
2009级工程硕士的编制日期为2010.4-2012.3
3、存档材料的目录
①“日期”一项,从对应的表格中找到一个最终的日期填上即可,多数为表格最下方的日期;
★ 重要提示:“攻读(工程)硕士学位申请表”日期写大学学位会召开日期,届时,以答辩秘书提供的日期为准;
“攻读(工程)硕士专业学位审批表”日期同上,
②“页号”一项,填成每张表格右上角的数字即可;
例如:“工程硕士学位论文答辩资格审核表”后面的页号填 2
“工程硕士学位论文评阅书(3份)”后面的页号填 6-8
“攻读(工程)硕士专业学位审批表”只填写1页
★ 重要提示:答辩秘书检查目录填写正确无误后,学生需要再复印3份,连同原件一共4份,一起放在“封面”后面。
4、存档材料的封底(卷内备考表)
①共X件,为目录的顺序号,通常情况下,“硕士学位论文审批材料”为19件,“工程硕士学位论文审批材料”为20件;
②共X页,为审批材料中“回执单”右上角标注的数字;
③“立卷人”为系研究生秘书中,“立卷时间”以答辩秘书提供的日期为准。
至此,审批材料的整理工作全部完成,答辩秘书将所有学生的档案袋一并交给系研究生秘书,最终上报学校档案室留存。